Quando uma igreja/ministério organiza seus processos de Comunicação uma das ações essenciais para o bom andamento de produção de peças e materiais é o uso do Briefing. Além de ter informações suficientes que apresentam com clareza o objetivo da ação para produzir peças gráficas, textos e toda espécie de conteúdo multimídia, o hábito de coletar dados vai ajudar a cumprir metas, prazos e evitar retrabalho.

É fundamental para a Comunicação de uma igreja utilizar estratégias e boas práticas como planejamento, prazos, divisão de tarefas, e claro, o Briefing. Alinhar as ações da Comunicação com a liderança da igreja é essencial para que tudo caminhe dentro de uma normalidade. Para quem não conhece, o Briefing é um documento que coleta informações objetivas sobre uma ação que será realizada. Esta coleta de dados pode ser realizada em uma reunião presencial, virtual ou mesmo através do preenchimento de um formulário (como no Google Formulários).

Apenas para exemplificar, segue um MODELO DE BRIEFING para igrejas e ministérios. Sem dúvidas, ele fica melhor preenchido em planilhas (como Excel), em algum sistema interno que a igreja já possua, ou melhor ainda em um Google Formulários :

BRIEFING DA COMUNICAÇÃO*
Data da solicitação:
Nome do Ministério:
Responsável/solicitante:
E-mail:
Telefone:
Evento/Programação:
Tema:
Data do evento:
Demanda: (Criação de Release; Peça gráfica (folder); Peça digital (Square) Facebook/Instagram/Twitter/LinkedIn; Instagram Stories/Snapchat; Miniatura YouTube; Fotografia; Produção de vídeo (chamada/cobertura on-line/transmissão ao vivo); Vídeo para Redes Sociais (até 1 minuto); Miniatura YouTube: etc.
Informações que precisam constar na divulgação:
Sugestão de imagens:
Links e contatos para divulgação:
Observações gerais:

* A Comunicação pede 10 dias para a produção e entrega de materiais. Portanto, programe-se, envie sua solicitação com antecedência. Qualquer dúvida, estamos à disposição no (XX) XXXX-XXXXX ou por e-mail: XXXXXXXXXX. Deus abençoe!

====

EXEMPLO DE PREENCHIMENTO:

BRIEFING DA COMUNICAÇÃO*
Data da solicitação: 21/03/2018
Nome do Ministério: Ministério de Jovens Águas Claras
Responsável/solicitante: Pastor José.
E-mail: jose@mjac.com.br
Telefone: (xx) XXXXXXXXXX
Evento/Programação: Acampamento de Jovens
Tema: Jovens, vos escolhi porque sois fortes!
Data do evento: 01 a 03 de julho
Local: Sítio Cantares, Águas Claras/XX.
Demanda: Peça para redes sociais (Face/Instagram/WhatsApp)
Peça para Instagram Stories
Vídeo chamada de 1 minuto com preletores
Texto para site da igreja falando sobre evento
Informações que precisam constar na divulgação:
Inscrições todo sábado depois do culto dos jovens e domingo depois do culto da manhã e da noite.
Sugestão de imagens: Usar imagens de acampamentos anteriores + imagens dos novos preletores
Links e contatos para divulgação: Para inscrições ou informações: Ligue (XX) xxxxxxxx ou acesse site da igreja www.xxxx.xxx.xx, faceboook e instagram do ministério. Transporte incluso. Serão permitidos jovens a partir de 16 anos (estes com autorização dos pais).
Observações gerais: Sugerimos ter frases dos preletores e o versículo tema em algumas das postagens.

====

Para administrar as tarefas internamente na Comunicação da igreja eu sugiro o uso do Trello. Se você não conhece esta ferramenta, sugiro que entre no Blog oficial do Trello e acompanhe uma infinidade de dicas para aplicação.
E apenas para ilustrar, alguns prazos que podem ajudar sua estratégia de divulgação:
Acampamentos/Conferências/Congressos/Seminários/Workshops: 90-60 dias de antecedência para iniciar a divulgação
Cultos: 6 dias de antecedência
Cultos especiais (com convidados): 15-8 dias

Tem alguma dica para complementar este post? Deixe aqui nos comentários ou envie para contato@elisamancio.com.br =)

Deus abençoe e até mais!