Trabalho como jornalista fazendo a cobertura on-line de eventos e coordenando equipes profissionalmente desde 2008. Sério, ainda nos idos do Orkut e antes do boom no Twitter.

Mas, hoje vejo muita gente falando que faz “cobertura” de eventos pelas Mídias Sociais e na verdade, não passam de ações isoladas e sem conexão entre si. Já vi “profissionais” dizendo que fez a “transmissão” do evento pelas redes sociais apenas por ter publicado cerca de 20 fotos sobre ele. Há muito a ser explorado e de acordo com o tamanho de sua equipe, faça o seu melhor.

Decidi fazer um artigo com 9 dicas que podem te ajudar a organizar, fazer e colher bons resultados com boas informações sobre um evento. Como trabalho mais focada no público evangélico, vou usar aqui o exemplo de um Congresso de jovens para uma igreja. Mas, caberia aplicação a qualquer programação.
DICAS
1º) Faça o Planejamento da Cobertura On-line do evento. 
Qual tipo de mensagem pretende passar? Qual o tema do Congresso? Quem são os principais preletores e bandas? Quais canais pretende usar no meio digital (ou off-line na divulgação)Twitter, Instagram (e Instagram Stories), Facebook, Snapchat, site, blog? Vai transmitir ao vivo pelo YouTube ou Facebook Live? ? Qual a programação do evento? Farão entrevistas antes do evento para o site/blog? Crie a hashtag do evento. Monte a escala da equipe (voluntários ou não). Tenha claro quais as funções de cada membro dentro da equipe, o famoso, quem faz o quê.

P.s.: Lembre de pegar a autorização por escrito de uso da imagem dos preletores e/ou cantores. Se vai contar com a ajuda de voluntários, tenha um termo assinado por eles que considere a Lei nº. 9.608 de 18 de fevereiro de 1998.

2º) Alinhe a identidade visual de todos os canais digitais para o evento
Isso significa que a logo do evento ou arte usada deve dar a cara de todas as redes sociais e do site no pré-evento, evento e pelo menos até uns três dias no pós-evento.

3º) Faça um release sobre o evento e disponibilize para a imprensa
Mesmo que você não faça o credenciamento de imprensa para o Congresso é importante que escreva um release com as principais informações do evento + fotos + arte com a identidade visual e envie para a imprensa da cidade e região. Sem falar que a qualquer momento pode precisar de um texto pronto sobre o Congresso e ter um em mãos, com as falas dos organizadores e preletores (aspas) será de grande valia.

4º) Qual a linha editorial da cobertura?
Participo de um grupo sobre o tema Mídias Sociais na Igreja no Facebook. Recentemente tivemos um debate lá sobre o tom que é usado nas coberturas online de eventos. O discurso vai ser mais coloquial, jovial, descontraído ou apenas com tom institucional?

Como jornalista acredito que os textos para igrejas e eventos deveriam estar em 3ª pessoa, pois, deixa a interpretação da informação livre para o internauta. O uso das aspas e verbos dicendi para enriquecer a cobertura.

A não ser que a cobertura seja feita por uma pessoa física, diretamente dos canais dela especificamente estarão em 1ª pessoa.

5º) Como selecionar em quais canais digitais fará a cobertura online?
– Costumo dizer que se a Igreja tem um site ou blog, um deles precisam estar envolvidos na Cobertura. Ou seja, é a base da cobertura. Nele eu coloco os textos que chamo de “resumo” de cada módulo do evento. Ali poderá ser uma matéria jornalística na estrutura do Lead ou um texto corrido. E não se esqueça de colocar as tags (assuntos) para que sua publicação seja encontrada pelos buscadores como o Google.
– Sobre quais redes usar para fazer postagens é preciso ter um conhecimento prévio de onde sua audiência está. Se a maior parte dos seus seguidores ativos estão no Instagram e no Facebook, não há porque fazer postagens passo a passo no Twitter. Se o evento é mais direcionado para adolescentes, por exemplo, vale testar antes como está a audiência no Snapchat e no Instagram Stories.

6º) Selecione os integrantes da sua equipe. 
Confirme se estão todos capacitados para exercer a função que lhes foi cedida. Muita gente se voluntaria para fazer coisas que não tem muita experiência, mas, uma boa supervisão pode ajudar para que tenham bons resultados.

Antes do evento tente integrar a equipe de alguma maneira. Uma das ferramentas que gosto muito é o Trello. Nela você poderá estruturar todas as tarefas, direciona-las e manter a equipe informada. Por mais que o WhatsApp seja usado por muita gente, a maioria das pessoas não aguentam estar em mais um “grupo”. Use o WhatsApp para mensagens urgentes.

Um exemplo prático da estrutura de profissionais
Personagem A: Twitter: cuidará das postagens em texto passo a passo. Tem que ser uma pessoa que domine bem a Língua Portuguesa e que consiga construir frases claras e coesas sem gerar qualquer tipo de confusão.
Personagem B: Instagram – postando as fotos do fotógrafo oficial do evento e algumas dos bastidores. Cuidado para não “pecar” no excesso de fotos. Publique as fotos dos principais momentos com legendas bem descritivas. Se houverem muitos registros legais. Vale a pena criar álbum no Insta com os melhores momentos no final do módulo.
Personagem C: Instagram Stories – com o perfil mais despojado e antenado, quem cuida do Stories tem que ter a mesma rapidez e dinâmica de quem cuidaria de um perfil no Snapchat. Só videozinhos não suprem a ansiedade de quem está acompanhando. Use toda criatividade que a ferramenta oferece.
Personagem D: Site/blog – pessoa responsável para fazer a matéria jornalística ou texto resumo daquele módulo (momento). Ao término de cada módulo o texto deve estar publicado no site/blog. É muito importante manter o site atualizado pois quem procurar sobre seu evento no Google provavelmente irá chegar até ele. Melhor ainda é que ele tenha um bom texto resumo de cada módulo do seu congresso para ler.
Personagem E: Facebook – Como esta rede não entrega os conteúdos ao vivo com tanta eficiência, ela pode servir de base para publicar os álbuns de fotos do seu evento.
Personagem F: YouTube ou Facebook Live – há pessoas que são especializadas em fazer isso, mas, nada impede que aprenda – pois é bem fácil – fazer transmissões ao vivo. Existem vários tutoriais ensinando sobre isso no YouTube.
Personagem G: EDITOR. Geralmente esta função é de quem coordena a equipe. O ideal é que ele supervisione todas as postagens para ter tempo de corrigir algum equívoco durante a cobertura. O que mais vemos são “coberturas” descuidadas com erros de português, com nomes de preletores e bandas errados, referências bíblicas trocadas. O Editor vai ser responsável por cuidar e orientar a equipe durante todo o evento.

7º) Oriente bem a equipe de fotógrafos
É muito importante que os voluntários/equipe de fotógrafos estejam bem preparados no dia do evento. Pode parecer “bobo”, mas, é importante “lembrar” o fotógrafo que deve estar vestido de preto e que ao “atuar” deve fazer o máximo possível para não ser percebido no ambiente. Tenho a opinião de que os melhores fotógrafos parecem ninjas, não aparecem, mas, chegam com as melhores fotos.

Não tem coisa pior, tanto para quem está no evento ao vivo ou acompanhando pela Internet ver o fotógrafo aparecendo na frente dos cinegrafistas o tempo todo.

8º) Cuidado com os erros de Português
Um dos objetivos de se ter uma equipe para cobertura online é ter outras pessoas do lado para tirarem suas dúvidas, consultar o Google e a quem puder. A ideia é não publicar nenhum tipo de informação, nome ou palavra errada. Já vi em “cobertura” de igrejas escreverem Gênesis assim = Jênesis. Na dúvida, não publique. E, REVISE, sempre.

9º) Leia/ouça o público
Acompanhe os comentários sobre o evento nas redes sociais, blog ou site. É muito importante acompanhar se as pessoas estão compreendendo bem o discurso da cobertura e os ajustes que podem precisar ser feitos. E se houver equipe suficiente, responda as pessoas. Elas amam acompanhar coberturas online e “conversar” sobre ela.
Tem sugestões de temas para abordarmos aqui no blog? Escreva para contato@elisamancio.com.br ou deixe nos comentários.